통합 구매관리 및 협력사 업무포탈 시스템
협력사 업무포탈을 통하여 협력사와의 원할한 의사 소통으로 모든 구매업무가 간소화 됩니다.
LOTUS SRM은 협력사 업무포탈 서비스에 협력사와의 모든 소통채널을 포함하고 있습니다. 더 이상 메일, 전화에서 발생하던 커뮤니케이션 오류로 인한 납품 실수가 발생하지 않습니다.
구매 프로세스의 혁신, 납기준수율 향상을 위한 원스톱 솔루션
LOTUS SRM은 견적요청·입찰공고·입찰평가, 발주-납품-입고, 협력사 평가 및 등급제, 프로젝트 예산관리, 협력사 정보변경, 협력사 공지사항 등 협력사와의 업무공유가 SRM 시스템 안에서 끝납니다. 협력사와의 소통은 시스템, 이메일, 카카오 비지니스톡 등 다양한 채널을 활용하여 자동으로 메시지가 발행되며, 협력사의 수신여부도 관리됩니다. 협력사로의 용역, 공사 등 공정을 관리해야 하는 발주건도 걱정하지 마세요. 협력사의 공정관리를 실시간으로 Gant-Chart로 관리됩니다.
개요
- 구매요청 > 견적 및 입찰 (입찰기술/구매평가) > 계약 > 발주 > 납품 > 검수 및 입고와 관련된 통합 구매 프로세스 지원
- 프로젝트형 예산을 활용한 구매 절차에 대한 예산항목 및 예산 범위 관리 (공정별 예산 초과분 사전 탐지)
- 구매요청/발주 및 입고에 따른 구매프로세스에 대하여 ERP 데이터 동기화
- 구매관련 계약에 대한 다양한 템플릿 기반 계약 연동
- 협력사 자체평가, 구매평가 및 견적/입찰 참여, 납기준수, 기술평가 등을 종합적으로 평가하고 견적/입찰에 반영
- 시스템 알림, 메일 알림, 카카오 알림톡 및 내부 메신저 연동 다양한 알림 기능 지원
시스템 구성
- Legacy System 연계 — ERP, MES, MIS, Groupware의 거래처·자재·품목구분 기준정보를 DBLink로 동기화
- SRM (WEB/WAS) — 구매 프로세스 전반을 관리하는 웹 기반 시스템 (MariaDB)
- 협력사 포탈 — 협력사 전용 외부 접근 인터페이스, 방화벽 이중 보안 구성
- Kakao Gateway — 카카오 비지니스 메시지를 통한 현업/구매팀 및 외부 협력사 실시간 알림
- PDA 입고 지원 — QR코드 기반 거래명세서 입고 및 검수 프로세스 간소화
AWS CLOUD 또는 On-Premise 환경에서 WEB/WAS 1대, DB 1대로 SRM 단일 서비스를 구성하여 운영하는 것을 목표로 기초 인프라를 구성합니다. 서비스 부하에 따라 WAS 및 DB서버 단계별 증설이 가능합니다. 구매 프로세스 내 구매요청, 입찰결과, 발주, 입고/검수와 관련된 전자결재 상신/승인이 연동됩니다.
주요 프로세스
견적/입찰 프로세스
ERP 내 구매요청 연계를 통한 업무 연속성을 확보합니다. ERP-SRM-GROUPWARE-계약 시스템 연계를 통한 구매요청에서 입고까지의 전 단계 프로세스를 지원합니다.
- 구매요청 접수 — ERP 구매요청(PR)이 SRM으로 자동 연계, 구매요청 아이템 목록 확인
- 견적요청 / 입찰공고 — 구매요청 연계 견적요청, 입찰공고 생성 및 시장경쟁입찰(공개) 또는 업체 지정/지명 입찰
- 입찰참가 / 등록 — 협력사가 입찰 등록정보(가격+기술) 제출, 투찰정보 수정(마감일까지)
- 기술평가 / 구매평가 — SRM 기술평가 등록모듈을 통한 기술평가, 구매평가(TBE) 양식 등록, 평가결과 전자결재 연동
- 업체선정 / 결과공고 — 업체선정결과(낙찰여부) 알림, 선정업체 추가 구비서류 등록
- 발주 연계 — 입찰결과에 따른 발주서 및 계약서 처리 프로세스 분리 (일반발주 / 법률계약)
구매 프로세스
발주(ERP) → 구매프로세스(SRM) → 입고(MES) 관련 프로세스 및 데이터 연계 기준을 마련합니다. 모든 정보의 UPDATE 주기는 5분 단위이며, 발주에서 입고까지의 전 과정을 추적합니다.
- 발주등록 / 전송 — ERP 발주 정보와 발주 아이템 목록이 SRM으로 동기화, 통합발주마스터 자동 생성 (원/부자재, 일반, 자동)
- 발주접수 / 납품예정일 — 협력사가 발주를 접수하고 납품예정일을 제출, 발주서(PO) 확인
- 납품확정 / 제출 — 납품확정일(D-3) 제출, 거래명세서(TD) 생성 및 납품 아이템 상세정보 입력
- 납품 / 가입고 — 바코드(QR) 스캔 기반 가입고 + 검수등록, 검수보고서(QA) 작성
- 검수 / 입고승인 — 입고완료 처리 후 승인, 용역사업 발주건은 수동 입고처리 → MES/ERP 연계
- 발주마감 — 발주정보 마감 처리, 미입고 내역 발주마감 (정상 입고마감 시 알람 없음)
협력사 평가 프로세스
협력사 평가를 통한 협력사와의 관계 개선 기반을 마련합니다. 협력사 자체평가 › 경영평가 › 구매평가 › 견적 및 입찰 반영에 따른 협력사 평가 체계를 확립합니다.
- 자체진단 요청 — 본사에서 협력사 자체진단 요청 발행, 협력사 목록은 ERP 협력사 마스터 기반
- 자체진단 등록 / 승인 — 협력사가 자체진단 승인요청을 등록, 본사에서 자체진단 승인 처리
- 구매경영평가 — 협력사별 구매경영 평가 데이터 생성 (업데이트 주기 협의)
- SRM 이력평가 — 협력사 참여도(견적/입찰 참여 및 적시 정보), 납기율(납기준수 여부) 자동 산정
- 종합평가 / 등급산정 — 건별 구매평가 및 기술평가 결과를 참조하여 종합 총평, 협력사 등급 데이터 산정 (P, AA, A, T, B)
- 견적/입찰 반영 — 협력사 평가/등급 데이터를 구매담당자가 견적/입찰 업체 지정 시 활용
구성 및 기능
통합 발주 및 납품관리
구매요청에 대한 발주 및 납품 관리를 통해 구매 프로세스를 체계화하였습니다. 발주-납기일등록-납품예정일등록(사전 거래명세서)-납품-입고-승인 등의 일련의 프로세스를 통해 조기 납품 및 입고가 가능합니다.
- 발주현황 모니터링 — 발주 상태별(접수대기/납품예정/납품완료/입고완료) 실시간 현황 조회
- 납품일정 자동 안내 — 카카오 알림톡으로 협력사에 자동 통보
- PDA 현장입고 — QR코드 기반 입고절차 간소화, 현장 검수 즉시 처리
- 납기준수율 관리 — 체계적인 납품관리를 통한 납기준수율 지속 관리
- 용역/공사 발주 — Gantt-Chart로 실시간 공정 추적
견적/입찰/평가
구매요청에 대한 견적/입찰/평가 프로세스를 체계화하였습니다. 다수의 협력사와 신규 협력사에게 입찰참여 기회를 주고 기술평가와 구매평가를 통해 공정한 선정절차가 가능합니다.
- 다중 견적요청 — 다수 협력사에 동시 발송, 견적 비교 확인
- 입찰공고 관리 — 공개입찰 및 지정/지명 입찰 방식 지원
- 기술평가 모듈 — 기술평가 요청, 등록결과 조회 및 전자결재 연동
- 구매평가 통합 — TBE 양식 등록, 투찰정보 수정 및 결과 확인
- 입찰결과 공고 — 업체선정결과 알림, 발주서 및 계약서 분리 처리
프로젝트 예산관리
ERP 프로젝트 마스터를 기반으로 프로젝트 예산으로 신청되는 모든 발주를 모니터링합니다. 프로젝트 예산의 사용현황 조회 및 초과 예산에 대한 사전 알람 기능을 제공합니다.
- 프로젝트 예산 템플릿 — 유형별 중분류 및 품목코드 매칭 테이블 자동 구성
- 발주 시 예산 모니터링 — 예산코드 및 프로젝트분류 매칭, 품목코드 자동 포함
- 예산 범위 피드백 — 중분류별 예산 범위에 따른 발주 제한 설정
- 프로젝트 예산 분석 — 유형별, 품목분류별 예산 대비 집행내역 분석
협력사 업무포탈
ERP 등록 협력사 정보 연계 및 견적/입찰 참여를 위한 신규 협력사 등록 프로세스를 제공합니다. 협력사 사용자 관리 및 역할에 대한 협력사 자체 관리가 가능합니다.
- SSO 기반 통합 로그인 — 본사 인트라넷 계정 연동, 협력사 전용 계정
- 개인화 대시보드 — 나의 할일, 미처리 현황, 전사 구매·납품 현황
- 협력사 정보 변경 — 기업정보, 사용자정보, 환경관리 자체 관리
- 공지사항 및 알림 — 시스템·메일·카카오 알림톡 연동
- 신규 거래처 등록 — 가입 신청, 본사 승인 후 입찰 참여
협력사 평가 시스템
협력사 자체평가, 구매평가 및 견적/입찰 참여, 납기준수, 기술평가 등을 종합적으로 평가합니다. 평가결과는 견적/입찰 업체지정 시 가점 및 감점의 기준이 되어 반영됩니다.
- 자체진단 — 협력사가 직접 진단 항목을 등록, 본사 승인 처리
- 구매경영평가 — 협력사별 경영 실적을 주기적으로 평가
- SRM 이력평가 — 참여도, 납기준수율 시스템 기반 자동 산정
- 종합 총평 / 등급제 — 5단계 등급 구분, 등급제 운영
- 견적/입찰 반영 — 가점 및 감점 기준으로 자동 활용
법률 계약 연동
구매관련 계약에 대한 다양한 템플릿 기반 계약 연동을 지원합니다. 입찰결과에 따른 발주서 및 계약서 처리 프로세스가 분리되어 운영됩니다.
- 계약 템플릿 — 유형별 표준 템플릿 등록 및 관리
- 계약 진행 관리 — 요청 접수 → 진행 → 완료 단계별 상태 관리
- 계약 현황 조회 — 계약 이력 및 관련 발주 연계 확인
- 전자결재 연동 — 내부 전자결재 시스템과 연계 처리
특장점
다각적 측면의 공급 협력사 수행능력, 위험요소 및 표준 준수여부에 대한 평가 데이터를 확보하고, 구매 및 납품 프로세스 표준화에 따른 협력사 관리 및 구매절차 관련 비용의 최적화를 실현합니다
납품 최적화
- 최대 80%까지 공급자 납품 최적화
- 체계적 납기관리로 납기준수율 30% 이상 개선
- 실시간 알림을 통한 납품일정 사전 안내
비용 절감
- 협력사 관리 및 구매절차에 소요되는 시간과 비용 최적화
- 프로젝트 예산 초과분 사전 탐지
- 불필요한 수작업 절차 제거
투명한 프로세스
- 표준화 및 자동화된 구매프로세스로 투명화 및 운용 효율성 증대
- 외부감사 대응이 간편한 구매이력 추적
- 견적/입찰 전 과정의 온라인 기록 관리
협력사 평가
- 다각적 측면의 공급자 수행능력 및 위험요소 분석
- 자체진단 → 경영평가 → 이력평가 → 종합등급 체계
- 평가결과의 견적/입찰 가점/감점 자동 반영
협력사 포탈
- 구매 및 납품 프로세스 표준화에 따른 협력사 수행 능력 상향 평준화 기대
- 투명성과 신뢰성이 확보된 협력사와의 추가 사업 추진기회 확대
- 실시간 알림 채널(카카오톡, 이메일, 시스템)
ERP/GW 연계
- ERP/MES/GW 데이터 동기화로 데이터 이중입력 제거
- 구매요청, 입찰결과, 발주, 입고/검수 전자결재 연동
- JAVA/WEB 기반 별도 설치 없이 간편 접근
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개인화 서비스형 대시보드
통합형 대시보드
발주 및 납품현황 모니터링
프로젝트 예산 및 집행현황 분석
관련 사례
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